Under coronapandemin rekommenderades så många som möjligt att jobba hemifrån. För att underlätta för sina anställda att kunna göra detta gav vissa företag en bonus till sina anställda. En summa för att exempelvis kunna köpa höj- och sänkbart skrivbord eller en bekvämare skrivbordsstol.
Vilka regler gäller när företaget bekostar möbler i den anställdes bostad?Vilka regler gäller för egenföretagaren?
Som anställd - Du lånar skrivbordet eller skattar
Det är arbetsgivarens ansvar att de anställda har god arbetsmiljö och ergonomi på sina arbetsplatser. Det kan de även kontrollera och mäta när det kommer till kontor på arbetsplatsen – men inte i de anställdas hem. För att möta upp behovet av bättre möbler vid hemmaarbete finns två alternativ.
Låna ut möbler
Företaget kan köpa in ett höj- och sänkbart skrivbord, en stol och andra möbler och ge till sina anställda för att de lättare ska kunna jobba hemifrån. Men detta är enbart ett lån. Detta på samma sätt som att den anställde kan ha dator, väska och annat arbetsmaterial i hemmet.
När den anställde säger upp sig, eller om företaget önskar, måste alltså möblerna lämnas tillbaka. I annat fall är det beskattningsbar gåva eller förmån.
Om den anställde får behålla möblerna efteråt är det en skattepliktig förmån. Möblerna får då värderas till marknadsvärde varpå denna summa är underlag för denna förmån.
Det är även viktigt att det verkligen är ”arbetsredskap”. Att hävda att ett höj- och sänkbart skrivbord underlättar arbetet är självklart. Men när det kommer till sittsäckar, puffar och viss belysning kan det bli något svårare att hävda att det enbart är arbetsredskap. Det måste alltså finnas en mycket tydlig koppling mellan det som köps in och personens arbetsuppgifter.
Skattepliktig engångssumma
Det andra alternativet är att ge de anställa en skattepliktig engångssumma. De kan sedan själva välja om de vill köpa in belysning, en whiteboard eller ett skrivbord. Det är helt upp till den anställde att avgöra detta. Om ett företag ger pengar innebär detta att ca 70 % av bruttosumman blir nettosumman. En anställd som får en gåva på 10 000 kr kommer därmed ha 7000 kr netto.
Ett exempel är Lantmäteriet som i mars 2020 bestämde att alla anställda skulle få 5000 kr till sitt hemmakontor. I intervju nämner en representant från företaget fördelarna med gåva istället för att låna ut möbler.
Det här skapar förutsättningar för individuella lösningar, någon kanske vill ha en tempurkudde att sitta på, en annan ett höj- och sänkbart skrivbord. Nu finns alla möjligheter.
Som egenföretagare – avdrag
Driver du eget företag finns möjligheten att dra av kostnader för möbler, dator och annat på kontoret. Men även här finns en gräns för vad som får köpas – och inte köpas.
Personer som jobbar hemifrån brukar investera i ett höj- och sänkbart skrivbord för att därmed skapa bättre långsiktig ergonomi. Förutsatt att skrivbordet enbart används för företagets syfte får det dras av på företag.
Det innebär i realitet att det bör vara ett enskilt rum som är kontoret och att du som företagare aldrig använder skrivbordet för privata syften.
Används skrivbordet både privat och av företaget behöver du göra en uppskattning över hur många procent som är företagsrelaterat samt privat. Om du exempelvis använder skrivbordet 8 timmar per dag i arbetet och 4 timmar på fritiden innebär det att 66 % av kostnaden får dras av på företaget. Det är däremot du som företagare som ska göra denna bedömning – men Skatteverket som vid revision kan avgöra om bedömning varit rätt eller inte.